Kas kecil, atau yang sering dikenal sebagai *petty cash*, adalah dana tunai dalam jumlah terbatas yang disiapkan perusahaan untuk membiayai pengeluaran rutin atau mendesak yang nilainya relatif kecil. Meskipun jumlahnya kecil, pengelolaan dan kontrol atas dana ini sangat krusial. Kesalahan kecil atau kelalaian dalam pencatatan kas kecil dapat menumpuk dan menjadi celah bagi penyimpangan atau ketidakakuratan laporan keuangan. Oleh karena itu, **audit kas kecil** menjadi prosedur wajib yang harus dilaksanakan secara berkala.
Fungsi utama audit kas kecil adalah memastikan bahwa setiap pengeluaran yang tercatat benar-benar terjadi, didukung oleh bukti yang sah, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Berikut adalah alasan utama mengapa prosedur ini tidak boleh diabaikan:
Proses audit kas kecil harus dilakukan secara mendadak (*surprise audit*) untuk mendapatkan hasil yang paling akurat. Auditor harus mengikuti serangkaian langkah sistematis:
Langkah pertama adalah segera mendatangi pemegang dana kas kecil (kasir atau petugas yang ditunjuk) dan meminta laporan terakhir. Kunci utama di sini adalah memastikan bahwa tidak ada transaksi atau penghitungan yang dilakukan setelah auditor tiba.
Auditor menghitung seluruh dana yang ada di brankas atau kotak kas kecil secara langsung. Ini meliputi uang tunai pecahan berapapun. Hasil hitungan fisik ini dicatat sebagai Saldo Fisik.
Setelah dana fisik dihitung, auditor memeriksa semua bukti pendukung pengeluaran yang telah diklaim. Setiap kuitansi atau nota harus diperiksa keasliannya, keabsahannya (termasuk stempel dan tanda tangan otorisasi), dan dicocokkan dengan jumlah yang tertera pada buku catatan kas kecil.
Rekonsiliasi adalah tahap penentuan akhir. Rumus dasarnya adalah:
Saldo Fisik + Total Kuitansi yang Belum Diganti = Saldo Buku Awal
Jika hasil perhitungan ini sesuai dengan saldo kas kecil awal yang dicatat dalam pembukuan, maka audit dinyatakan berhasil tanpa temuan material.
Apabila terjadi kekurangan (shortage) atau kelebihan (overage) dana, auditor harus menyelidikinya segera.
Jika dana fisik kurang dari yang seharusnya, ini mengindikasikan adanya pengeluaran yang tidak didukung bukti, atau kegagalan dalam pencatatan. Auditor harus meminta pertanggungjawaban dari pemegang dana. Dalam beberapa kasus, kekurangan kecil dapat ditutup oleh pemegang dana tersebut untuk menghindari gangguan administrasi.
Kelebihan dana juga harus diselidiki. Kadang ini terjadi karena pencatatan pengeluaran ganda atau lupa memasukkan kembali uang kembalian yang seharusnya masuk ke kas kecil. Selisih positif ini wajib dikembalikan ke dana kas kecil.
Audit yang efektif hanya akan berfungsi maksimal jika didukung oleh sistem kontrol internal yang kuat. Pastikan hal-hal berikut diterapkan secara konsisten:
Pelaksanaan audit kas kecil yang disiplin dan rutin adalah cerminan kesehatan finansial sebuah organisasi, sekecil apapun porsi dana tersebut dalam struktur keuangan keseluruhan.